ELEKTRONİK FATURA UYGULAMASI
Vergi Usul Kanunu (VUK) 232’nci maddesi hükmüne göre fatura düzenlemek zorunda olan mükelleflerden belirli şartları taşıyanlar 01.09.2013 tarihi itibarıyla Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura ) için Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) gerekli müracaatları yapmış olup mali mühür sertifikasını beklemekteydiler. Bu süreçte mükelleflerin e-fatura uygulaması için yapması gerekenler yazımızın konusunu oluşturup aşağıda sıralanmıştır.
E-Fatura Uygulamasından yararlanan kullanıcılar;
· Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilecekler,
· Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilecekler,
· Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza edebilecekleri gibi istendiğinde de ibraz edebileceklerdir.
E-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir.
Bu Mükellefler e-Fatura uygulamasından aşağıda yer alan yöntemlerden sadece birini seçerek yararlanabilecekleri gibi bu yöntemlerden seçtiklerini GİB’na müracaat ederek değiştirme hakkına da sahiptirler.
1- GİB e-Fatura Portalı
2- Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu
3- Özel Entegratör
GİB e-Fatura portalının sunduğu imkânlar sınırlı olduğundan aylık e-fatura düzenlemesi çok sayıda olacak mükelleflerin bilgi işlem sistemlerini e-Fatura uygulamasına entegre ederek e-Fatura gönderip almaları daha doğru bir seçim olabileceği gibi birden fazla şubeden fatura düzenleyen ve her ay çok sayıda fatura alıp gönderme ihtiyacı olan mükelleflerin ise GİB tarafından http://www.efatura.gov.tr/efaturaozelentegratorlerlistesi.html sitesinde ilan edilmiş özel entegratörlerden biriyle anlaşarak e-fatura sistemine dahil olmaları mümkün bulunmaktadır. İşbu e-Fatura portal uygulamasını seçen mükelleflerden daha sonra bilgi işlem sistemini entegre etmek isteyenler ile özel entegratörle anlaşmayı seçenlerin, entegrasyon için Gelir İdaresi Başkanlığına ayrıca başvuruda bulunması gerekmektedir.
E-Fatura başvurusunda bulunan ve başvurularında “GİB e-Fatura Portalı” yöntemini seçen ve GİB tarafından yapılan değerlendirme sonunda, başvuruları uygun bulunan mükelleflerden, Mali Mühürü teslim edilenlere, e-Fatura başvuru formunda bildirmiş oldukları elektronik posta adresleri üzerinden, GİB tarafından kullanıcı adları ve kullanıcı şifreleri ile birlikte alıcı ve gönderici etiketlerini içeren hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine bildirilecektir.
E-Fatura kullanıcı hesapları GİB tarafından tanımlanan ve aktive edilen mükellefler kayıtlı kullanıcılar listesine alınacaklardır.
Mali mühür sertifikasını alan ve kullanıcı adları ile kullanıcı şifreleri kendilerine bildirilerek kayıtlı kullanıcılar listesine alınan mükellefler artık e-Fatura gönderme ve alma işlemlerini seçtikleri yöntem üzerinden yapabileceklerdir.
GİB tarafından tanımlanan ve sisteme aktive edilen mükelleflerin hemen e-Fatura Portalını kullanmaları mümkün olup kayıtlı kullanıcılar listesine alınan mükellefler kullanıcı hesabı aracılığı ile e-Fatura gönderme ve alma işlemlerini gerçekleştirilebileceklerdir.
Kayıtlı kullanıcılar listesine alınan mükelleflerden e-Fatura uygulamasına bilgi işlem sistemlerini entegre edenler de e-Fatura gönderme ve alma işlemlerini gerçekleştirilebilecekler ancak bu mükelleflerin bilgi işlem sistemlerini kesintisiz olarak 7/24 açık tutmaları gerekmektedir.
Diğer taraftan, e-Fatura için başvurularını yapan ve 2013 yılı içinde GİB tarafından sisteme aktive edilerek kullanıcılar listesine alınan mükelleflerin 2013 takvim yılı içerisinde e-Fatura kullanmaya başlamaları zorunludur.
E-Fatura uygulamasına başvurmuş mükelleflerden hesapları aktive edilmiş olanlar bu aktivasyonu takip eden 7. günden itibaren kayıtlı kullanıcılara e-Fatura göndermek ve almak zorundadırlar.
Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükellefler tarafından gönderilen elektronik faturaları almaları zorunlu olup bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında VUK’un ilgili cezai hükümleri uygulanacaktır.
E-Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler faturayı düzenlemeden önce fatura düzenleyeceği gerçek ya da tüzel kişi mükellefin, http://www.efatura.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html internet adresinde yer alan kayıtlı kullanıcı listesine kayıtlı olup olmadığını kontrol edecekler, muhatap kayıtlı kullanıcı ise e-fatura, kayıtlı kullanıcı değilse kâğıt fatura düzenleyeceklerdir.
E-fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler e-fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere e-fatura düzenlemek zorunda olup e-fatura yerine kâğıt ortamında fatura düzenlemeyeceklerdir. Söz konusu mükelleflerin e-fatura yerine kağıt ortamında fatura düzenlemeleri halinde ise kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılarak bu zorunluluğa uymayan mükellefler hakkında VUK’un ilgili cezai hükümleri uygulanacaktır.
Mükelleflere ait e-faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olduğu gibi e-faturaların üçüncü kişiler nezdinde de elektronik ortamda saklaması mümkün bulunmaktadır.
Mükelleflere ait e-faturaların elektronik ortamda saklanması için 416, 421 ve 424 No.lu VUK Genel Tebliği kapsamında GİB’dan “Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Verme” izni alan kurumlar GİB’nın http://www.efatura.gov.tr/efaturasaklamaiznialanlarinlistesi.html sitesinde listelenmiştir.
Söz konusu listede yer alan kurumlardan elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarını muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.
